ÍNDICE

• Introdução
• Aba Checklist
• Aba Orçamento
• Aba Fotos
• Aba Cotações
  • Aprovação da Checklist
  • Aprovação do Orçamento
• Imprimir
• Enviar
• Receber Pagamento
• Aba Nota Fiscal
  • NFe Produtos
  • NFSe Serviços
• Conclusão

Introdução

No contexto de uma oficina mecânica, o processo de atendimento ao cliente é crucial para garantir a eficiência, a transparência e a satisfação do cliente. Este guia detalha cada etapa do atendimento, desde o início até a conclusão, incluindo a criação de orçamentos, a gestão de peças e serviços, o registro de insumos, e a documentação necessária por meio de fotos e cotações. Além disso, aborda os processos de aprovação, dá checklist e do orçamento, finalizando com a emissão da nota fiscal. Com essas informações, os colaboradores poderão realizar um atendimento de qualidade, garantindo a organização e a clareza em todas as fases do processo.

Iniciando um Novo Atendimento

Para iniciarmos um novo atendimento, basta seguir o seguinte caminho: Menu lateral esquerdo > Atendimentos > Orçamentos e OS > clicar no botão lateral direito em Novo Atendimento; 

Cliente: Campo Obrigatório;

1. Busque-o no canto superior esquerdo; 
2. Busque pelo nome, mínimo 3 letras de qualquer parte do nome para iniciar uma busca, ou digitar parte do CPF ou CNPJ;
3. Se precisar editar, basta clicar em Editar Clientes após encontrar um cliente já cadastrado; 
4. Caso não esteja cadastrado, clique em +Novo Cliente. Para mais informações sobre o cadastro de Clientes, clique no seguinte link: Cadastro de Clientes; 
   

Tipo de Atendimento: Campo Obrigatório;

1. Informe de acordo com o trabalho a ser realizado no veículo;
2. Não é possível cadastrar outros Tipos de Atendimento;

Responsável: Campo Obrigatório;

1. Essa informação é automática;
2. Vem do cadastro de Usuários em Configurações > Usuários. Caso precise cadastrar um novo Usuário, clique no seguinte link: Cadastro de Usuários;
3. Será a mesma pessoa que esta logado no GDO executando o cadastro;

Caso o veículo se encontra dentro do pátio da oficina durante a criação da OS, deixe marcado a opção Veículo no Pátio. Nesse caso a data de Entrada do Veículo será a mesma do dia corrente;

Mas, se o veículo entrou em outra data, deixar desmarcado e informe manualmente o dia em que o veículo chegou ;

Previsão de Entrega: Campo Obrigatório;

1. Pode ser o dia atual ou posterior;
2. Não pode ser menor que a data de Criação e de Entrada;

Veículo: Campo Obrigatório;

1. Pode ser achado o modelo pelo campo da Placa ou buscar pela descrição do mesmo no campo Veículo;
2. Pode ser encontrado carros, motos, caminhonetes e caminhões;

Seta:

1. Para dados complementares como, Padrões de Mão de Obra -> Clique para mais informações;
2. Padrão de Mão de Obra é obrigatório informar;
3. Tipo de Pintura, Cor, Chassi, Quilometragem e Combustível são opcionais;

Aba Checklist

Nesta aba, será possível definir a variação de acordo com a sinalização de localização no veículo, podendo também inserir imagens. 

1. Escolha entre local externo ou interno do veículo;
2. Clique na imagem do veículo onde há alguma situação relevante que deve ser documentada na entrada do veículo para garantir a segurança da oficina e do cliente. 
3. Caso ache necessário, preencha o campo de observação.
    
4. Ao clicar em uma parte do veículo, informe o tipo da avaria e observação,  dentro Enviar Arquivos; 
5. Após salvo, será listado as avarias no lado direito;
6. Caso queira coletar aprovação referente ao checklist criado, vá em Aprovação da Checklist;
   

Aba Orçamento

Peças

1. Clique em uma parte do veículo ilustrado no centro da tela, que corresponda a peça que queira encontrar;
2. Será direcionado a grupos relacionados aquela parte do veículo. Os grupos aparecem do lado direito;
   
3.  
4. Após escolher o grupo de peças, o sistema mostrará de forma específica as peças que compõem aquela parte do veículo;
5. Para buscar a peça, poderá ser utilizado o scroll e selecionar, ou utilizar o campo de pesquisa ao lado direito, onde será pela descrição da peça;

   

   
   

6. Peças marcados com ícone de estrela são peças mais requisitadas para a área selecionada no veículo;
7. Peças que na lista ao lado direito possuem um símbolo azul, contém peças em cascata, ou seja, peças interligados, dependentes da peça originalmente selecionada. Em outras palavras, são peças que serão realizados por padrão ao trocar uma porta, por exemplo; 
8. Ao selecionar uma peça e incluir no orçamento, a cor dela ficará esverdeada;
9. 

Após a escolha da peça, deve escolher o que será feito: 

1. T - Troca;
2. R&I - Remoção e Instalação;
3. R - Reparação;
4. P - Pintura;

Podendo haver junções entre eles como: T&P, R&I&P e R&P;

Com base nessa escolha o Custo/Hora Homem pode ser diferente dependendo da ação escolhida e o próprio tempo estipulado pode ser alterado e dependendo do padrão de mão de obra, o custo final será afetado;

Caso selecione T&P: Possível inserir sem ação determinada clicando em Troca. R&I bloqueado para desmarcar. R bloqueado para selecionar. P liberado para desmarcar e selecionar. Fornecimento: Cotação, Estoque e Cliente;

Caso selecione R&I: Não é possível inserir sem ação determinada clicando em Troca, a não ser clicando para desmarcar o R&I. R possível marcar. P possível marcar. Fornecimento: Cliente;

Caso selecione R&I&P: Não é possível inserir sem ação determinada clicando em Troca, a não ser clicando para desmarcar o R&I e P. R possível marcar. Fornecimento: Cliente;

Caso selecione R: Não é possível inserir sem ação determinada clicando em Troca, a não ser clicando para desmarcar o R. R&I possível marcar. P possível marcar. Fornecimento: Cliente;

Caso selecione R&P: Não é possível inserir sem ação determinada clicando em Troca, a não ser clicando para desmarcar o R e P. R&I possível marcar. Fornecimento: Cliente;

Caso selecione P: Não é possível inserir sem ação determinada clicando em Troca, a não ser clicando para desmarcar o P. R&I possível marcar. R possível marcar. Fornecimento: Cliente;

Após escolher a Ação e Fornecimento, precisa informar a quantidade e desconto envolvido;

Pode ser alterado para um valor menor, com isso essa diferença será tratada como desconto automaticamente. Não será permitido alterar para um valor maior que o valor original. Caso tenha, o desconto conforme o Padrão de Mão de Obra irá aparecer no campo, podendo também ser alterado;

Sobre os tipos de Fornecimento, segue as seguintes situações:

• Fornecimento por Cotação, será necessário realizar aquisição da peça por meio da Cotação;

• Fornecimento por Estoque, necessário que a peça já esteja no estoque do GDO;
• Fornecimento por Cliente, a peça será fornecida à oficina para o atendimento através do cliente, seja comprada por fora da oficina ou a peça já estava no veículo;

Após a peça ser adicionada ao atendimento, é possível editar:

-O tempo da mão de obra de cada operação;

-Carregar Cascata (Trás todos as subpeças envolvidas com a peça principal);

-Trocar a peça por outra parecida (Lista - caso a peça tenha mais de uma opção de preço);

-Ver e/ou adicionar fotos do produto;

-Sugerir correção para a equipe interna da Cilia Tecnologia (Sugestões sobre aquela peça, como correções da descrição da peça selecionada);

-Remover a peça. Caso a peça removida tenha cascata configurada, todos os itens envolvidos serão removidos automaticamente;

-Também é possível mudar o Fornecimento após inserido, clicando nas opções Cotação, Estoque ou Cliente;

Sendo que na Cotação e Estoque poderá ter cobrança na peça no que envolve a mão de obra e/ou venda da própria peça. Já pelo Cliente, terá cobrança apenas em questão da mão de obra, visto que a peça teve origem pelo Cliente;

Serviços

1. Clique no botão Serviços logo abaixo do veículo ilustrado;
2. Busque o serviço pelo Nome, Categoria ou Subcategoria do Serviço;
3. Caso o serviço desejado não esteja cadastrado, vá em  Cadastro de Serviços  e siga o passo a passo de como criar;
4. Após inserido, é possível inserir imagem ou remover o mesmo;
5. No caso da Imagem, este é buscado da aba Fotos do próprio Orçamento. Então, primeiro devesse importar as fotos pela aba Fotos, para depois atrelar essas imagem a um serviço específico;

Clicando sobre o ícone ou descrição do serviço pode ser alterado algumas informações: Tipo do Item, Quantidade, Tempo e Valor;

Insumos

1. Clique no botão Insumos ao lado de Serviços;
2. Busque por Nome ou Código de um Insumo; 
3. Caso ainda não exista, pode ser cadastrado, vá em Cadastro de Peças e Insumos;
4. Após inserido, é possível removê-lo;
5. Também é possível mudar o Fornecimento após inserido, clicando nas opções Cotação, Estoque ou Cliente; 
6. Ao clicar próximo das informações do Insumo já inserido é possível mudar Fornecimento, Quantidade de Saída, Valor Original, Desconto e Valor Líquido;
   

Aba Fotos

1. Clique no botão, Enviar Fotos no canto direito da tela; 
2. Escolha de que parte do veículo melhor se encaixa e anexe a imagem; 
3. Pode ser desde fotos do veículo até documentos, colocando em Outras Fotos;

Aba Cotações

Caso precise realizar cotações de peças, vá ao seguinte caminho: 

1. Clique na aba Cotações e depois no botão, Criar Cotação; 
2. Será listado todas as Peças e Insumos, onde pode ser escolhido qual deverá ser cotado ou não;
3. Podendo marcar Todos, ou selecionar apenas os necessários para a cotação;
4. Escolha o Fornecedor, podendo ser um ou mais e clicar em Enviar; 
5. Peças e Insumos que já possuem estoque, por padrão virão acinzentados, mas se mesmo tendo estoque quiser realizar a cotação, basta clicar em Cotar Itens em Estoque. Peças com o Fornecimento Cliente não serão habilitados para Cotação;
    
6. Agora é aguardar a resposta do fornecedor, essa é a visão do seu fornecedor para a cotação; 
7. Uma vez respondido, basta clicar na Cotação encaminhada e verificar as respostas de dias para entrega, valor unitário, desconto, total e observação; 
8. Sendo possível também habilitar a Cotação Manual para que o próprio operador da cotação possa responder caso o fornecedor responda de outra forma com o preço; 
9. Pode ir direto para tela específica de acompanhamento de cotação clicando no seu número do lado esquerdo; 
10. Caso desista da cotação, pode ser cancelada clicando no X vermelho do lado direito;
    
11. Para mais detalhes sobre a parte da Cotação, basta clicar no seguinte link Compras e Cotações;

Aba Aprovações

Aprovação da Checklist

Pode ser encaminhado por e-mail, WhatsApp ou SMS na Aba Aprovações;

Na resposta o cliente pode informar observação e dizer se aprova ou não as informações;

Assim que aprovado pelo cliente ficara dessa forma na aba aprovações;

Caso o cliente não possa responder por nenhum desses meios é possível responder de forma manual, ficará registrado o nome do usuário que digitou;

Aprovação do Orçamento

Pode ser encaminhado por e-mail, WhatsApp ou SMS na Aba Aprovações;

Na resposta, o cliente pode informar observação e esta aparecerá no Cilia Oficinas;

Caso o cliente não possa responder por nenhum desses meios, é possível responder de forma manual, ficará registrado o nome do usuário que digitou;

Imprimir

• Orçameto
• Checklist
• Fotos
• Ordem de Serviço
• Recibo de Pagamento
• Termo de Entrega de Veículo

Enviar

• Orçamento
• Checklist
• Fotos
• Recibo de Pagamento

Receber Pagamento

Aba Nota Fiscal

NFe Produtos

NFSe Serviços

Conclusão

A correta gestão do atendimento na oficina mecânica não apenas otimiza o fluxo de trabalho, mas também eleva a satisfação do cliente. Seguindo o passo a passo descrito, desde o início do atendimento até a emissão da nota fiscal, garante-se a execução de um processo transparente e eficiente. A inclusão de etapas detalhadas, como a inserção de peças e serviços, o registro de insumos, e a coleta de aprovações, assegura que cada detalhe do serviço prestado seja documentado e aprovado conforme necessário. Com este guia, os colaboradores da oficina estarão bem equipados para oferecer um atendimento de excelência, resultando em uma experiência positiva para o cliente e em uma gestão mais eficaz para o negócio.