ÍNDICE

• Introdução
• Filtros  
  • Botão Filtros
• Tipos de visualização 
  • 1. Kanban 
    • Botão de ordenação
    • Opções de ações do card
    • Visualização de opções por etapa
  • 2. Lista
• Movimentação entre as Etapas:
  • Iniciado
  • Aguardando Aprovação
  • Aguardando Execução
  • Em Execução
  • Concluído
  • Entregue
  • Cancelado
    
• Atualização de Tela
• Ícones de status de acompanhamento
• Conclusão
  

Introdução

No ambiente de uma oficina mecânica, a eficiência no acompanhamento das Ordens de Serviço (OS) é fundamental para garantir que todos os atendimentos sejam realizados de maneira organizada e transparente. Este guia abrange os diversos tipos de visualização, filtros disponíveis e as etapas de acompanhamento das OS, desde o início até a conclusão. Entender essas etapas e como utilizá-las efetivamente permite uma gestão mais precisa e um atendimento de alta qualidade aos clientes.

Acessando a tela

Para acessarmos a tela de acompanhamento das Ordens de Serviço (OS), basta ir no Painel> Atendimentos > Orçamentos e OS;

Tipos de Visualização

Na visualização da tela, será possível ver de duas formas: em Kanban e em Lista;

Em ambas as situações, haverá a separação em etapas, que são: Iniciado, Aguardando Aprovação, Aguardando Execução, Em Execução, Concluído, Entregue e Cancelado;

Veremos em seguida a diferença entre a visualização em Kanban e Lista:

1. Visualização - Kanban:

Desta forma é possível visualizar os atendimentos separados por Colunas;

Cada coluna segue com uma etapa diferente do acompanhamento;

Em cada linha do card de cada OS, haverá as seguintes informações:

• Número da OS - Tipo de Atendimento
• Placa - Descrição do Veículo  
• Nome do cliente - Contato do Cliente
• Data do Inicio do Atendimento - Previsão da Entrega
• Usuário responsável pela OS - Valor dos Serviços - Tempo de Execução - Valor das Peças;

Passando o mouse sobre qualquer etapa na coluna, é possível ver dois subtotais: Serviços e Peças sobre aquela etapa;

Passando o mouse sobre o nome do veículo, subirá um balão com a descrição completa do veículo;

Passando o mouse sobre o nome do cliente, será possível visualizar o nome completo;

No título de cada coluna há um botão com três pontos. Nele, estarão disponíveis diferentes opções de ordenação. 
Seguem as opções: 

Dentro de cada card há um botão de 3 pontos, nele temos algumas opções de acordo com a etapa:

• Mover Status para:
  • Terá uma movimentação distinta dependendo da etapa em que se encontra a OS.

• Falar no WhatsApp:

  • Ao selecionar essa opção, você será redirecionado para a página web do WhatsApp. Pode até mesmo ser aberto diretamente no aplicativo instalado no seu computador, já iniciando a conversa com o contato cadastrado no cliente dentro do Cilia.

• Fazer Checklist:

  • Ao selecionar essa opção, você será redirecionado para a seção de checklist desta mesma OS.

• Enviar para Cliente:

  • Você poderá enviar por e-mail, WhatsApp e/ou SMS os seguintes documentos: Orçamento, Checklist e Fotos.

• Coletar Aprovação:

  • Você poderá enviar por e-mail, WhatsApp e/ou SMS as seguintes aprovações: Orçamentos e Checklist.

Segue a visualização das opções em cada etapa, pois elas podem mudar de acordo com a etapa:

Iniciado: Data de Início, Data de Entrega, Data de Última Atualização, Valor Total, Orçamento Rejeitado;

Aguardando Aprovação: Data de Início, Data de Entrega, Data de Última Atualização, Valor Total;

Aguardando Execução: Data de Início, Data de Entrega, Data de Última Atualização, Valor Total, Orçamento Aprovado, Aguardando Peças, Compra de Peça Finalizada;

Em Execução: Data de Início, Data de Entrega, Data de Última Atualização, Valor Total, Compra de Peça Finalizada;

Concluído: Data de Início, Data de Entrega, Data de Última Atualização, Valor Total, Aguardando Pagamento, Pagamento Recebido;

Entregue: Data de Início, Data de Entrega, Data de Última Atualização, Valor Total, Pagamento Recebido;

Cancelado: Data de Início, Data de Entrega, Data de Última Atualização, Valor Total;

Dentro de cada card, em qualquer etapa, há também um botão com 3 pontos, onde é possível realizar as seguintes ações: 

2. Visualização - Lista:

Desta forma a visualização dos atendimentos (OS) serão separados em Linhas e Abas;

Cada Aba segue com uma etapa do acompanhamento e quantidade total de OS na etapa ;

Em linha, e possível visualizar as seguintes informações do atendimento:

• Tipo de Atendimento
• Placa - Descrição do Veículo  
• Nome do cliente 
• Usuário responsável pela OS
• Data do Inicio do Atendimento - Previsão da Entrega
• Valor dos Serviços - Valor das Peça;

No canto direito da tela há a coluna de Ações, onde terá nessa coluna botões de três pontos;

Clicando no botão terá as seguintes opções: Mover Status para, Falar no WhatsApp, Fazer Checklist, Enviar para Cliente e Coletar Aprovação. Exceto nas abas Entregue e Cancelado, que não terá a opção Mover Status para;
Assim como na visualização em Kanban: 

• Opções de ações

De modo geral, na tela de atendimentos, é mostrado o valor total das OS recebidas e a receber. Ao passar o cursor sobre o total em reais (R$) na tela, serão exibidos alguns subtotais: Total de Serviços e Peças Recebidas e Total de Serviços e Peças a Receber:

Filtros

No campo de Filtro, será possível realizar busca nos seguintes campos: Placa, Veículo ou Cliente;

Outra opção é o botão Filtros, localizado na parte direita da tela;

Após selecionado será permitido filtrar pelas seguintes informações: Ordenação, Mês, Tipo, Montadoras, Responsável e Clientes;

• Ordenação:

Terá opções como Data de Início, Data de Entrega, Data da Última Atualização e Valor Total;

• Mês:

Será possível filtrar por mês e ano usando o calendário que será aberto;

• Tipo:

Terá opções como Seguradora ou Particular;

Sendo Seguradora OS vindas da integração com o Cilia Web e Particular que são todas as OS feitas manualmente direto no Cilia Oficinas;

• Montadoras:

São todas as Montadoras no mercado automotivo sem necessidade de cadastro prévio, podendo escolher mais de uma na lista;

• Responsável:

Será possível filtrar pelo Responsável dá OS lançada no sistema, podendo escolher mais de um na lista; 

• Clientes:

São todos os Clientes previamente cadastrados no Cilia oficinas, podendo escolher mais de um na lista; 

Movimentação entre as Etapas:

• Iniciado

Assim que gravado a OS, será gerado um número sequencial que ficará amarrado a esse atendimento que, por sua vez, aparecerá nessa etapa;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco em Iniciado para Cancelado apenas;

Ou, nos três pontos selecionando a opção Cancelado;

• Aguardando Aprovação

Virá para esta etapa, os atendimentos que estão aguardando aprovação de Orçamento. Caso mande aprovação de checklist, este não fará com que a OS passe para essa etapa;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco em Aguardando Aprovação para Cancelado apenas;

Ou, nos três pontos selecionando a opção Cancelado;

• Aguardando Execução

A OS virá para essa etapa assim que for aprovado alguma solicitação de Aprovação de Orçamento;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco em Aguardando Execução para Cancelado apenas;

Ou, nos três pontos selecionando a opção Em Execução ou Cancelado;

• Em Execução

Para que a OS venha para essa etapa, é necessário clicar nos três pontos, na opção Mover Status e marcar como Em Execução;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco em Aguardando Execução para Em Execução caso a OS esteja sem peças pendentes de Cotação e/ou o Orçamento Aprovado pelo cliente, ou arrastar para Cancelado;

Se, dentro do atendimento, clicar em imprimir e escolher a opção Ordem de Serviço, o atendimento será tranferido para a etapa de Em Execução.

• Concluído

Para que a OS venha para essa etapa, é necessário clicar nos três pontos, na opção Mover Status e marcar como Concluído;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco em, Em Execução para Concluído, ou arrastar para Cancelado;

• Entregue

Para que a OS venha para essa etapa, é necessário clicar nos três pontos, na opção Mover Status e marcar como Entregue dentro da etapa Concluído;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco em Concluído para Entregue, ou arrastar para Cancelado;

Se, dentro do atendimento, clicar em imprimir e escolher a opção Termo de Entrega de Veículo, o atendimento será transferido para a etapa de Entre. 

• Cancelado

Estando a OS dentro da etapa Iniciado, Aguardando Aprovação ou Execução, poderá usar o botão de três pontos para transferir para Cancelado. Ou usar a opção de arrastar;

Uma vez cancelado, a OS não voltará para nenhuma das etapas anteriormente mencionadas;

Atualização de Tela

Caso esteja na tela de Acompanhamento do Atendimento das OS, há um botão ao lado de Filtros;

Clicando sobre ele, você irá atualizar a tela sem precisar sair e voltar, podendo acompanhar com mais facilidade as mudanças de etapas;

Ícones de status de acompanhamento:

Relógio - Laranja: Aguardando Peças; 

Sacola - Verde: Compra de Peças Concluída;

Polegar para Cima - Verde: Orçamento Aprovado;

Polegar para Baixo - Vermelho: Orçamento Rejeitado/Cancelado;

Cifrão - Laranja: Aguardando Pagamento;

Pagamento Parcial - Quando efetuado parte do pagamento total do atendimento.

Pagamento Recebido - Quando efetuado o pagamento total do atendimento.

Conclusão