ÍNDICE

• Introdução
• Acessando a Tela
  • 1. Visualização - Kanban:
  • 2. Visualização - Lista:
• Filtros
• Movimentação entre as Etapas:
• Conclusão

Introdução

No ambiente de uma oficina mecânica, a eficiência no acompanhamento das Ordens de Serviço (OS) é fundamental para garantir que todos os atendimentos sejam realizados de maneira organizada e transparente. Este guia abrange os diversos tipos de visualização, filtros disponíveis e as etapas de acompanhamento das OS, desde o início até a conclusão. Entender essas etapas e como utilizá-las efetivamente permite uma gestão mais precisa e um atendimento de alta qualidade aos clientes.

Acessando a Tela

Para acessarmos a tela de acompanhamento das Ordens de Serviço (OS) particulares do Cilia Oficinas, basta ir no Menu Lateral > Atendimentos > Orçamentos e OS;

Tipos de Visualização

Na visualização da tela, será possível ver de duas formas: em Kanban e em Lista;

Em ambas as situações, haverá a separação em etapas, que são: Iniciado, Aguardando Aprovação, Aguardando Execução, Em Execução, Concluído, Entregue e Cancelado;

Veremos em seguida a diferença entre a visualização em Kanban e Lista:

1. Visualização - Kanban:

Desta forma é possível visualizar os atendimentos separados por Colunas;

Cada coluna segue com uma etapa diferente do acompanhamento;

Nos card que representam as OS, haverá as seguintes informações:

• Número da OS - Tipo de Atendimento
• Placa - Descrição do Veículo  
• Nome do cliente - Contato do Cliente
• Data do Inicio do Atendimento - Previsão da Entrega
• Usuário responsável pela OS - Valor dos Serviços - Tempo de Execução - Valor das Peças;

Passando o mouse sobre algumas partes é possível ler todo o conteúdo que possa estar minimizado:

• Serviços e Peças sobre aquela etapa;
• Descrição completa do veículo;
• Nome completo do cliente;
  

No título de cada coluna há um botão com três pontos. Nele, estarão disponíveis diferentes opções de ordenação. 
Seguem as opções: 

• Polegar para Cima - Verde: Orçamento Aprovado;
• Polegar para Baixo - Vermelho: Orçamento Rejeitado;
• Relógio - Laranja: Aguardando Peças;
• Sacola - Verde: Compra de Peças Finalizadas;
• Cédula e relógio - Laranja: Aguardando Pagamento;
• Meia Cédula - Azul: Pagamento Parcial;
• Cédula Verificada - Verde: Pagamento Recebido;
  

  
  

Dentro de cada card há um botão de 3 pontos, nele temos algumas opções conforme a etapa:

• Mover Status para:
  • Terá uma movimentação distinta dependendo da etapa em que se encontra a OS.

• Falar no WhatsApp:

  • Ao selecionar essa opção, você será redirecionado para a página web do WhatsApp. Pode até mesmo ser aberto diretamente no aplicativo instalado no seu computador, já iniciando a conversa com o contato cadastrado no cliente dentro do Cilia.

• Fazer Checklist:

  • Ao selecionar essa opção, você será redirecionado para a seção de checklist desta mesma OS.

• Enviar para Cliente:

  • Você poderá enviar por e-mail, WhatsApp e/ou SMS os seguintes documentos: Orçamento, Checklist e Fotos.

• Coletar Aprovação:

  • Você poderá enviar por e-mail, WhatsApp e/ou SMS as seguintes aprovações: Orçamentos e Checklist.

2. Visualização - Lista:

Desta forma a visualização dos atendimentos (OS) serão separados em Linhas e Abas;

Cada Aba segue com uma etapa do acompanhamento e quantidade total de OS na etapa;

Em Lista, possível visualizar as seguintes informações do atendimento:

• Tipo de Atendimento
• Placa - Descrição do Veículo  
• Nome do cliente 
• Usuário responsável pela OS
• Data de Início do Atendimento - Previsão da Entrega
• Valor dos Serviços - Valor das Peças;

No canto direito da tela há a coluna de Ações, onde terá nessa coluna botões de três pontos;

Clicando no botão terá as seguintes opções: Mover Status para, Falar no WhatsApp, Fazer Checklist, Enviar para Cliente e Coletar Aprovação. Exceto nas abas Entregue e Cancelado, que não terá a opção Mover Status para;
Assim como na visualização em Kanban: 

• Opções de ações

Independente de estar na visualização Kanban ou Lista, na tela de atendimentos, é mostrado o valor total das OS recebidas e a receber. Ao passar o cursor sobre o total em reais (R$) na tela, serão exibidos alguns subtotais: Total de Serviços e Peças Recebidas e Total de Serviços e Peças a Receber:

Filtros

No campo de Filtro, será possível realizar busca nos seguintes campos: Placa, Veículo ou Cliente;

Outra opção é o botão Filtros, localizado na parte direita da tela;

Após selecionado será permitido filtrar pelas seguintes informações: Ordenação, Mês, Tipo, Montadoras, Responsável e Clientes;

• Ordenação:

Terá opções como Data de Início, Data de Entrega, Data da Última Atualização e Valor Total;

• Período:

Será possível filtrar por Este Mês, Esta Semana, Hoje e Personalizado, sendo este último possuindo data inicial e final;

• Tipo:

Terá opções como Seguradora ou Particular;

Sendo Seguradora OS vindas da integração com o Cilia Web e Particular que são todas as OS feitas manualmente direto no Cilia Oficinas;

• Montadoras:

São todas as Montadoras no mercado automotivo sem necessidade de cadastro prévio, podendo escolher mais de uma na lista;

• Responsável:

Será possível filtrar pelo Responsável dá OS lançada no sistema, podendo escolher mais de um na lista; 

• Clientes:

São todos os Clientes previamente cadastrados no Cilia oficinas, podendo escolher mais de um na lista; 

Movimentação entre as Etapas:

• Iniciado e Aguardando Aprovação

Iniciado - Assim que gravado a OS, será gerado um número sequencial que ficará amarrado a esse atendimento que, por sua vez, aparecerá nessa etapa;

Aguardando Aprovação - Virá para esta etapa, os atendimentos que estão aguardando aprovação de Orçamento. Caso mande aprovação de checklist, este não fará com que a OS passe para essa etapa;

Pode-se, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco de Iniciado para Cancelado, somente;

Ou, nos três pontos selecionando a opção Cancelado;

• Aguardando Execução

A OS virá para essa etapa assim que for aprovado alguma solicitação de Aprovação de Orçamento;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco em Aguardando Execução para Cancelado apenas;

Ou, nos três pontos selecionando a opção Em Execução ou Cancelado;

• Em Execução

Para que a OS venha para essa etapa, é necessário clicar nos três pontos, na opção Mover Status e marcar como Em Execução;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco em Aguardando Execução para Em Execução caso a OS esteja sem peças pendentes de Cotação e/ou o Orçamento Aprovado pelo cliente, ou arrastar para Cancelado;

Se, dentro do atendimento, clicar em imprimir e escolher a opção Ordem de Serviço, o atendimento será transferido para a etapa de Em Execução.

• Concluído

Para que a OS venha para essa etapa, é necessário clicar nos três pontos, na opção Mover Status e marcar como Concluído;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco de, Em Execução para Concluído, ou arrastar para Cancelado;

Podendo mover seu status para Em Execução ou Entregue.

• Entregue

Para que a OS venha para essa etapa, é necessário clicar nos três pontos, na opção Mover Status e marcar como Entregue dentro da etapa Concluído;

Pode, também, mudar de forma manual, arrastando o bloco de Concluído para Entregue;

Se, dentro do atendimento, clicar em imprimir e escolher a opção Termo de Entrega de Veículo, o atendimento será transferido para a etapa de Entregue. 

Uma vez o atendimento estando na etapa Entregue, não será mais possível realizar alterações no atendimento, como valores, peças, serviços e faturamento.

• Cancelado

Estando a OS dentro da etapa Iniciado, Aguardando Aprovação ou Execução, poderá usar o botão de três pontos para transferir para Cancelado. Ou usar a opção de arrastar;

Uma vez cancelado, a OS não voltará para nenhuma das etapas anteriormente mencionadas;

Uma vez o atendimento estando na etapa Cancelado, não será mais possível realizar alterações no atendimento, como valores, peças, serviços e faturamento.

Atualização de Tela

Caso esteja na tela de Acompanhamento do Atendimento das OS, há um botão ao lado de Filtros;

Clicando sobre ele, você irá atualizar a tela sem precisar sair e voltar, podendo acompanhar com mais facilidade as mudanças de etapas;

Conclusão