ÍNDICE

• Passos para Importar Despesas por Arquivos
  • 1. Preparar os Arquivos
  • 2. Acessar a Seção de Importação de Despesas
  • 3. Carregar Arquivos
  • 4. Configurar a Extração de Dados
  • 5. Validar os Dados
  • 6. Importar Despesas
  • 7. Confirmar a Importação
• Solução de Problemas Comuns
• Dicas Importantes
• Conclusão

Introdução

Este artigo orienta como importar despesas por meio de boletos PDF para o sistema, facilitando a gestão financeira e garantindo que todas as despesas estejam devidamente registradas e categorizadas.

Passos para Importar Despesas por Arquivos

1. Preparar os Arquivos

• Extensões aceitas: PDF, PNG e JPEG.
• Antes de iniciar a importação: Certifique-se de que todos os arquivos estão organizados e acessíveis.
• Importante, Para arquivo (PDF) o mesmo não pode esta zipado ou protegido por senha.

2. Acessar a Seção de Importação de Despesas

• Faça login no Cilia Oficina com suas credenciais.
• Navegue até o módulo Financeiro.
• Selecione o Menu Financeiro opção Despesas.

3. Carregar Arquivos

• Clique no botão Importar Despesas.

• Selecione a opção Clique para localizar.

• Clique em Abrir e selecione o arquivo a ser importado. Você pode selecionar somente um arquivo por vez.

• Clique em Enviar para carregar os arquivos.

4. Configurar a Extração de Dados

• O sistema irá analisar o arquivo e extrair as informações relevantes.

• Verifique os campos extraídos para o arquivo:

  • Fornecedor: Nome do fornecedor (extraído do documento).
  • Categoria: Categoria (Definido manualmente).
  • Centro de Custo: Centro de custo (Definido manualmente). 
  • Valor: Valor do documento (extraído do documento).
  • Forma de Pagamento: Forma de pagamento(Definido manualmente). 
  • Recorrência e Quantidade de vezes:  (Definido manualmente).
  • Data de Vencimento: Data de vencimento do documento (extraído do documento). 
  • Status: (Definido manualmente). Padrão do Status ja vem como Em Aberto.
  • Conta Financeira: (Definido manualmente). 
  • Descrição da despesa: Linha digitavel e ou Numero do documento (extraído do documento). 

5. Validar os Dados

• O sistema exibirá a visualização dos dados importados.
• Revise os dados para garantir que estejam corretos e completos.
• Corrija qualquer erro identificado durante a extração manualmente, se necessário.
• Confirme se todos os campos estão corretamente preenchidos. Caso necessário, ajuste manualmente as informações.

6. Importar Despesas

• Clique em Importar para iniciar o processo de importação.
• Aguarde a conclusão do processo. O tempo pode variar dependendo do número de boletos PDF.

7. Confirmar a Importação

• Após a conclusão da importação, o sistema exibirá um resumo da importação com o número de despesas importadas e eventuais erros.
• Revise o resumo para garantir que todas as despesas foram importadas corretamente.
• Corrija qualquer despesa que não tenha sido importada e repita o processo, se necessário.

Solução de Problemas Comuns

• Erro de Extração de Dados: Verifique se os arquvos estão no formato correto e se as informações estão legíveis. Alguns documentos tem formatações diferentes que dificultam a extração automática.
• Campos Incompletos ou Incorretos: Certifique-se de que todos os campos extraídos estão corretamente preenchidos e ajustados manualmente, se necessário.
• Arquivo Corrompido: Verifique se o arquivo não está corrompido ou protegido por senha, o que pode impedir a extração dos dados.

Dicas Importantes

• Organização dos Arquivos: Mantenha os arquivos organizados em pastas específicas para facilitar o processo de importação.
• Validação Manual: Sempre revise manualmente os dados extraídos para garantir a precisão das informações.

Conclusão

A importação de despesas por meio de boletos PDF é uma funcionalidade essencial para manter a precisão e a integridade dos registros financeiros. Seguindo os passos descritos acima, você pode importar despesas de maneira eficiente e assegurar que todos os dados relevantes estejam disponíveis no sistema.