ÍNDICE

• Passos para Registrar uma Despesa
  • Acessar o Sistema
  • Adicionar Nova Despesa
  • Formulário de Despesas. Totais gerais em visão de quadros.
  • Clique no botão Nova Despesa.
  • Preencher Informações da Despesa
  • Salvar Despesa
• Passos para Categorizar Despesas
  • Acessar Despesas Registradas
  • Editar Despesa
  • Pagando Despesa
  • Definindo Despesa Como Aberto
  • Excluindo Despesas
• Passos para Gerenciar Despesas
  • Visualizar Relatórios de Despesas
  • Analisar Despesas
  • Exportar Relatórios
• Dicas Importantes
• Solução de Problemas Comuns
• Conclusão

Introdução

Este artigo fornece um guia detalhado sobre como registrar, categorizar e gerenciar despesas financeiras no Cilia Oficina. A gestão adequada das despesas é crucial para manter a saúde financeira da empresa e garantir um controle eficiente dos recursos.

Passos para Registrar uma Despesa

Acessar o Sistema

• Faça login no Cilia Oficina com suas credenciais.
• Navegue até o Menu Financeiro opção Despesas.

1. Adicionar Nova Despesa

   • Formulário de Despesas. Totais gerais em visão de quadros.

   • Clique no botão Nova Despesa.

   • Um novo formulário será aberto para inserção das informações da despesa.

2. Preencher Informações da Despesa

   • Fornecedor: Insira o nome do fornecedor ou prestador de serviço.
     
   • Categoria: Selecione a categoria da despesa (ex: aluguel, materiais de escritório, viagens). Ou Cadastre uma nova Categoria.

• Centro de Custo: Selecione o centro de custo referente a despesa (ex: escritório, financeiro, pátio, etc...) Ou cadastre um novo centro de custos.
• Valor: Insira o valor total da despesa.
  
• Forma de Pagamento: Selecione o método de pagamento utilizado (ex: cartão de crédito, transferência bancária, dinheiro). 
• Recorrência: Selecione o tipo de recorrência Mensal ou sem Recorrência.
• Em quantas vezes: inserir a quantidade de vezes que se trata o pagamento.
• Data de Vencimento: Insira a data de vencimento da despesa.
• Descrição: Forneça uma descrição detalhada da despesa.
• Status: Selecione o Status Em Aberto ou Pago.
• Conta Financeira: Selecione a conta Financeira corresponder.
• Descrição da despesa: insira uma observação que melhor descreve a despesa.

1. Salvar Despesa

   • Revise todas as informações inseridas.
   • Clique em Salvar para registrar a despesa no sistema.

Passos para Categorizar Despesas

1. Acessar Despesas Registradas

   • No Menu Financeiro Opção Despesas, visualize a lista de despesas registradas.
   • Utilize filtros para ordenar despesas por data, categoria, valor, etc.

1. Editar Despesa

   • Clique no nome da despesa que deseja editar.
   • No formulário de edição, atualize a categoria da despesa conforme necessário.
   • Clique em Salvar para aplicar as mudanças.

2. Pagando Despesa

   • Clique no nome da despesa que deseja pagar.
   • Em ações clique em definir como recebido.
   • Clique em. Sim, para definir a despesa como recebido. 

3. Definindo Despesa Como Aberto

   • No Menu Financeiro Opção Despesas, visualize a lista de Despesas registradas.
   • Clique em, Sim, para definir a despesa como Aberto  

4. Excluindo Despesas

   • No Menu Financeiro Opção Despesas, visualize a lista de Despesas registradas. 
   • Clique em, sim, para confirmar a exclusão da Despesa.
     

Passos para Gerenciar Despesas

1. Visualizar Relatórios de Despesas

   • No Menu Financeiro Opção Despesas,
   • Selecione o tipo de relatório desejado (ex: despesas mensais, despesas por categoria).
   • Configure os filtros de Vencimento e código, fornecedor, categoria para visualizar os dados relevantes.

1. Analisar Despesas

   • Utilize os relatórios gerados para analisar as tendências de despesas.
   • Identifique áreas onde os custos podem ser otimizados ou reduzidos.

2. Exportar Relatórios

   • Clique no botão Exportar para baixar os relatórios em formatos como Excel.
   • Utilize os relatórios exportados para apresentações ou análises adicionais.
   • Utilize os filtros e situações para visualizar as despesas conforme a sua necessidade. Em conjunto com os filtros, podendo selecionar situação (ex: Em Aberta, Vencidas, Pagas e Todos).
   • Localizando relatório gerado.
   • Visualizando Relatório gerado.

Dicas Importantes

• Definir como Pago: tenha certeza que esteja realizando o processo na Despesa correta.
• Excluindo: tenha certeza que esteja realizando o processo na Despesa correta. 
  
• Precisão das Informações: Verifique a precisão de todas as informações antes de salvar as despesas.
• Classificação Correta: Classifique cada despesa na categoria correta para facilitar a análise posterior.
• Documentação: Sempre faça upload de comprovantes e recibos para manter um registro completo e auditável.

Solução de Problemas Comuns

• Despesa não aparece na lista: verifique se a despesa foi salva corretamente e se os filtros aplicados estão corretos.
• Erro ao salvar despesa: Certifique-se de que todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente.
• Relatórios inconsistentes: revise as categorias e datas das despesas para garantir que todas as informações estão corretas.

Conclusão

Gerenciar despesas financeiras de forma eficaz é essencial para a saúde financeira da empresa. Seguindo os passos acima, você garantirá que todas as despesas sejam registradas, categorizadas e analisadas de maneira precisa, ajudando a manter um controle rigoroso dos recursos financeiros.